成住建發〔2024〕149號

四川天府新區公園城市建設局、成都東部新區公共服務局、成都高新區公園城市建設局、各區（市）縣住建主管部門，各物業服務人：

為貫徹落實《成都市物業管理條例》相關規定，進一步規范物業服務人物業服務項目檔案管理，我局制定了《成都市物業服務人項目檔案管理工作指引》，現印發給你們，請結合《成都市物業管理條例》有關規定執行。

成都市住房和城鄉建設局

2024年10月16日

成都市物業服務人項目檔案管理工作指引

第一條（目的依據） 為加強我市物業服務項目檔案規范化管理，保障其有效合理利用，根據國家及省市有關檔案管理和物業管理的法律法規，結合成都市實際，制定本指引。

第二條（使用范圍） 物業服務人在本市提供物業服務過程中，對項目上與物業服務有關的檔案進行收集、整理、保管、使用、銷毀等工作參照使用本指引。會計檔案管理按照會計相關法律法規規定執行。

第三條（工作要求） 物業服務人建立服務項目檔案管理制度，對檔案的收集、整理、保管、保密、使用、銷毀等進行規定。

第四條（信息化管理） 鼓勵物業服務人建立信息化檔案管理體系，逐步實現與智慧物業綜合服務管理平臺的數據交換。

第五條（人員要求） 物業服務人明確專人負責物業服務項目的檔案工作。負責檔案工作的人員應熟悉檔案管理相關規定，忠于職守，遵守紀律，保守秘密。

第六條（檔案交接） 負責檔案工作的人員在離崗前辦理好檔案交接手續。原負責檔案工作的人員不得私自復印、拷貝或留存任何檔案資料，更不得將其用于其他用途。

第七條（歸檔時間） 物業服務人按材料性質及時全面且系統地收集、整理反映本管理服務區域物業管理活動的各類文件材料，確保收集齊全、完整，及時歸檔。禁止篡改、損毀、偽造、藏匿、擅自銷毀檔案。在各項工作結束后90日內完成整理并歸檔。

第八條（歸檔范圍） 歸檔范圍包括但不限于物業建設的基礎性資料、業主及住戶的資料、物業服務過程中的各類文檔資料。堅持應收盡收、應歸盡歸的原則，加強所有物業服務過程性材料的收集，確保檔案的齊全完整。

第九條（保管期限） 保管期限參照國家及地方檔案管理的相關規定分為永久和定期，定期保管期限原則上分為30年、10年。對物業服務過程中產生的資料，不在本指引附件1范圍內的，物業服務人自行確定保管期限，原則上不得少于3年。

第十條（歸檔材料要求） 歸檔的文件材料為原件或者具有憑證作用的復制件或其他載體材料，并保持其歷史面貌。文件書寫和載體材料能耐久保存，不使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅色墨水書寫和復寫紙、熱敏紙復寫。

第十一條（立卷組卷） 歸檔材料根據不同業務類別、年度和保管期限分類立卷，將需歸檔的材料整理規范按其所屬類別及入檔時間的先后順序存放。

第十二條（編制案卷目錄） 負責檔案工作的人員按照檔案類別、保管期限、年度順序編制案卷目錄等便于檔案查找和利用的檢索工具，以方便利用。

第十三條（檔案更新） 業主清冊、裝飾裝修管理及設施設備更新（改造）、物業服務標準、物業服務收費標準、公區經營等事項發生變動的，在得知發生變動之日起30日內完成相關資料的更新、歸檔工作。原資料按照相關規定單獨存放或銷毀，妥善處理。

第十四條（保密要求） 涉及業主、物業使用人個人管理的檔案應做好保密工作，不得非法買賣、提供或者公開他人個人信息。

第十五條（檔案保管） 檔案辦公用房、業務和技術用房等需滿足檔案管理工作需要，采取必要的安全防護措施，確保檔案完整、安全。在條件允許的情況下，可以設立獨立的檔案室。

第十六條（檔案查詢） 業主僅限于查詢與其切身利益直接相關的信息，且不得侵犯他人隱私。相關政府部門、鎮人民政府、街道辦事處、居（村）民委員會根據各自的職能、職責范圍及處置突出問題需要可依法進行查詢。

第十七條（檔案銷毀） 物業服務人參照《企業檔案管理規定》開展銷毀工作，銷毀清冊歸檔保存。

第十八條（檔案移交） 物業服務人退出物業管理區域的，按照《成都市物業管理條例》規定，在辦理物業服務交接的同時移交檔案資料，并填寫《檔案資料移交清單》。移交時，負責檔案工作的人員仔細核對移交的資料，核對無誤后，交接人在移交清單上簽字，交接單位加蓋公章。

第十九條（責任追究） 物業服務人及其從業人員違反檔案管理和物業管理相關法律法規的，按照相關法律法規追究責任。

附件：

1．成都市物業服務人項目檔案歸檔范圍及保管期限

2．卷內目錄（模板）

3．歸檔說明（模板）

4．檔案移交清單（模板）

5．借（查）閱登記（模板）

6．文件記錄報告銷毀登記表（模板）